Analisis Dokumen Transaksi

A. Analisis Bukti Transaksi

        Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi.

        Bukti transaksi perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern. Bukti intern adalah bukti transaksi yang  dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy). Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait. Bukti ekstern adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.

        Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan:

1.           Identifikasi keabsahan fisik bukti transaksi ; menentukan pihak mana yang mengeluarkan serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan

2.         Identifikasi transaksi dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan

3.          Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku.

Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat  dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

B. Jenis-Jenis Bukti Transaksi

         Berikut ini beberapa bukti transaksi yang digunakan sebagai sumber pencatatan akuntansi atau dijadikan sebagai pendukung atas bukti lainnya.

1.              Kuitansi

         Merupakan bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena itu kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran

2.            Cek

         Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek

3.             Bilyet giro

         Merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada pihak lain.

4.            Faktur

         Adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pembeli faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian. Bagi penjual faktur yang dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang bersangkutan digunakan sebagai transaksi penjualan barang.

5.            Nota Kontan

         Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan tunai. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam dua rangkap. Lembar pertama (asli) diserahkan keppada pembeli, lembar kedua digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

6.            Nota Kredit/Debit

         Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal yang  demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli.

         Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada  penjual karena rusak atau permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur pembelian. Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual, nota yang bersangkutan disebut nota debet.

7.            Bukti Memorial

         Merupakan bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat  dalam perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat suatu peristiwa atau keadaan yang sifatnya intern. Biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo untuk mencatat adanya gaji pegawai yang masih harus dibayar, adanya pekerjaan jasa yang telah selesai tetapi belum diserahkan kepada pemesan, penyusutan aktiva tetap dan transaksi intern lainnya.